若手公務員必見⁉︎地方公務員の仕事術 - 湘南から地方公務員がお届けします！

みなさんおはようございます！こんにちは。しゅーです。

今日は私が日々意識していて、ぜひ皆さんにも真似していただきたいことについて書いていこうと思います。

私も先輩方からのアドバイスを取り入れたり、Twitterやインターネットなどで様々な意見、手法を見聞きする中で組み合わせて見つけた方法ですので、どんどん真似して欲しいなと思います。

とはいえ、かなりありきたりにはなりますが…笑

私自身採用担当をしていたこともあり、後輩からの相談を受けてこの方法を伝えることもあります。全部を真似しなくても、一部真似するだけでも良いと思います！

それでは早速書いていきます。ぜひ最後までご覧ください🙇‍♂️

みなさんが何か一つ仕事を任されたとします。ここではコピーを取るとかではなく、イベントごとを任されたり、何かの契約に関する事務だったり、会議や市民討論会的なものの開催をイメージしてください。

どのように取り組んでいきますか？おそらく頭の中で、やるべきことをざっとイメージして順番に当たっていくと思います。完全に行き当たりばったり…という人はおそらく少ないと思います。(中にはこれが天才的にうまい人もいますよね💦)

それを一歩踏み込んで可視化していこう！というのが私の手法です。順番にすると

かなり大雑把ですが、こんな感じです。

大きな目標(与えられた仕事の完結)に向けて、全体を把握して、細かい部分を洗い出して、これをクリアして、たまに振り返って…ということをやっていくものになります。

言葉にすると当たり前ですね…。笑

具体的にどんなことを意識しているか詳細に見ていきましょう！

一番最初にやるべきことです。まず仕事の全体像を掴んでいきましょう。

といった具合に大まかに到達点のイメージを持ち、そこに至るまでの作業を洗い出していきましょう。

その中で、自分ひとりで行える作業と誰かに助けてもらう作業を明確に分けておくことも重要です。

ましてや庁外に依頼することがあれば、それは最優先で取り掛かるべきですのでしっかりと意識するようにしましょう。

そしてざっくりスケジュールを立ててみましょう。ここでのスケジュールは必ず余裕を持ったものにすべきです。私たちの仕事は必ず突発的な対応が必要になることがあるからです。(自分や課員が体調を崩したりすることもありますし、、、)

ガントチャートと呼ばれる作業工程管理表を作成するのも有効だと思います。(私が使用しているものもありますので、欲しい方いらっしゃれば必要に応じて公開も検討します！)

日々やっていることを書き出そう！ということです。

やり方はなんでもOKです。紙に書き出しても良いし、PCに打ち込んでも良いです。とにかく今日はこんなことをやった、これができなかった。ということを簡単に書き出しましょう。

コツは詳細に書きすぎないこと。一目で振り返ることができ？レベルにしておくことが重要。別の仕事で似たような作業をするときに振り返ることもできますし、さらに仕事が進んだ時にどこかで振り返るタイミングがあるかもしれません。メモレベルで構わないので、ざっと記録しておきましょう。

全体像のイメージ、前日の作業録を見て、今日の目標(ゴール)を設定します。

といったように、今日はここまでできれば大丈夫！というのを意識するようにしましょう。簡単にToDoリスト化しておくのも良いですね！これの良いところはズバリ！モチベーションの維持が出来るところにあると個人的には思っています。

やるべきことを一つ一つクリアしていくと、仕事をした感じがあるじゃないですか？笑

ほんとにこれって重要だと思っていて、少しずつ前に進んでいることが実感できることって本当に大切だと思います。ぜひこれだけでも取り入れて欲しいです‼️

定期的に(おすすめは週末)に、予定と現状の差異を意識して進捗管理をするようにしましょう。全体スケジュールの中に落とし込んでも良いですし、箇条書きで書き出しても良いです。

とにかく何が終わってて、この先何をやらなきゃいけないのか。手はつけたけど進まない案件(相手からのレスポンスがないなど)は何か。をしっかりと洗い出すことが重要です。

そして1番のポイントは進捗管理を共有すること。

出来てないことを共有するのは気が引けますが、これを共有することで助け舟も出してもらいやすいです。しれっと自分ここまで出来てます！アピールにも、、、？笑

週明けにこの進捗管理表を見るだけでも1週間の作業予定をざっくりと確認できます！ぜひやってみてください。

この流れをグルグルッと回していくことで、自分の仕事でなにが得意で何が苦手かが見えてもきます。すると、次回からはこの予定は長めに取ろう。これは短くても大丈夫だな。とスケジュールも立てやすくなりますし、モチベーションにも繋がります。

実はこれ難しいことをやってるわけではないんです。でもなかなか日々時間に追われると出来ないことでもあります。

とにかく朝5分、就業間際15分はこの時間に割く！と決めて取り組んでみましょう。

慣れるとむしろ以前より効率が上がり、頭も整理できるのでオススメです！

いかがでしょうか？当たり前じゃん！って思った方、もうやってるよそのくらい！と思った方、すいません🙇‍♂️笑

繰り返しになりますが、必ずしも全てをやる必要はないと思います。

人それぞれやり方はありますし、合う合わないもあります。なのでみなさんも参考にはしていただき、自分なりのやり方を見つけてもらえればなと思います。

素敵な公務員ライフを送られることを願っています！

それでは！本日はこの辺で！