机だけじゃない！デスクトップを綺麗にしてみよう！
みなさんおはようございます！こんにちは。しゅーです。
今回は仕事を楽しく！シリーズを書いていきます。今日は雑多な仕事も含めて、自分が仕事をするにあたって進行管理などなかなか苦労しますよね。そこで私が普段取り入れている仕事の進捗管理方法を紹介してみようと思います。
わたしもこれを取り入れてから仕事の効率が上がったと実感してます！ぜひ参考にしてみてください。
と前振りはどでかく出ましたが、そんなに大したことはありません(´ . .̫ . `)笑
やることはデスクトップを綺麗にすることです。とにかく必要なものを探しやすくするということです。
2017年にコクヨ株式会社が行った調査では、1日20分、年間にすると約80時間分書類を探す時間が発生しているとされています。
これは紙媒体での話ですが、今の時代様々なものが電子化され、資料共有も電子上で行われることも多いと思います。そこで私が行き着いたのがデスクトップの簡素化です。
仕事をしていると何かと作成途中の案件や、依頼されてとりあえず資料だけもらったけど、まだ期日は先で優先順位が低いものなどデスクトップ上に色々なファイルやフォルダが保存されてごちゃごちゃになる経験があるかと思います。これも机の上と同じで、パッと見た時にこれが何の資料なのか、誰か依頼された仕事の関連資料なのかが分からないと無駄な時間を浪費してしまいます。
そこで机と同じくパソコンの上(デスクトップ)も整理整頓をしておこうというのが主旨です。私は、基本的にデスクトップには基本的には4つのフォルダしか置いていません。(自分が作成・削除等の権限を有しているものに限ってですが､､､)
それが以下の4つです。
- 進行中フォルダ
- 完了済フォルダ
- 各種ショートカット
- 個人フォルダ
1.進行中フォルダ
ここの階層以下に作業中の案件フォルダを作成しています。個人的に対応している案件であればデスクトップで作業で構わないと思いますので、このフォルダ内に全てのファイルを入れておきます。課内で共有して作業する案件については、ここにショートカットを作成しておきます。
この際、各種フォルダには案件名の後ろに作業開始日を入れるようにします。そしてもし締切日が決まっているような場合は案件名の前に締切日をいれます。
「20211130_人事院勧告改正_20210901」
このような形です。このフォルダでは9月から作業開始で11月末までにこの案件を終了させる必要があることがわかります。こうすることでフォルダ名称で並び替えた時に締め切りが近い順に並び替えることができます。これで一目瞭然です。
2.完了済フォルダ
ここに入るのは1.で作成したフォルダの案件です。作業完了になったものをここに移すといったものです。フォルダ名を工夫して、このフォルダに移した日(＝完了日)を案件名の前に入れるようにします。
「20211125_人事院勧告改正_20210901」
このようなイメージです。ここに残しておく理由としては、似たような案件があった際に探しやすくする。また完了したものでも何か間違いがあったり、内容について問い合わせ等があった際に資料が探しやすくなるといったことを目的にしています。またここを積み重ねていくことで年度当初や四半期の頭などに、漠然と次に来る仕事内容を想定したりすることができるようになるというのもメリットの一つだと思います。
3.各種ショートカット
ここは自分が対応している継続案件ではないけど、問い合わせが多い案件に関連するフォルダや、各種契約しているサービスやシステムへのショートカットをまとめておくフォルダです。使用頻度に応じてショートカット名の頭に「01_」や「02_」とつけておくと整理もしやすいですのでオススメです。
4.個人フォルダ
ここは業務とは直結しない雑多なものを格納しておくフォルダです。各種申請に使用した添付ファイル(住民票や戸籍等)や電子配信された給与明細、個人的に使用しているマクロのコード集などを格納しています。あとは1年目の時にもらった同期の集合写真などもここに残していますね。
この4つに分けることで、自分がやりたいことをパッと探し出して、また優先順位を付けながら仕事を行うことができます。年度が進んできたら、年度ごとに分けたり、分類をしていくことで探し出しやすくする必要もあります。
そこはおそらく皆さんそれぞれ担当する仕事内容等によって、適切な分け方があると思いますので工夫してみてください。
まとめ
私が常日頃思っていることですが、仕事を楽しくするには自分が無駄だと思うことを極力減らすことが1番の近道だと思っています。
- 上司からの指示でやってるけど、何のためにやってるのか分からない
- こうした方が効率良いはずなのに、そのやり方はやらせてもらえない
など、振り返ってみるとストレスが溜まる場面やイライラする場面って自分が納得できない、無駄なことしてるなーって場面とある程度一致すると思います。
今回は時間的な視点から無駄をなくすことを目標に、紹介をさせていただきました。この整理術が直結して仕事が楽しくなるというものではありません。
この整理術で空いた時間を、自分が楽しいと思える仕事に費やしたり、プライベートな時間に充ててみたり、自分の満足できる時間にしてみてください。
みなさんが楽しく・いきいきと仕事ができれば、きっと短時間で今までより良いものが産み出せます。
この短時間って結構良いと思ってて。
結局人件費が浮けば、その分必要なところにお金を回せます。ただ、人を減らすことで人件費や削ろうとするとサービスの低下に繋がりかねません。なんとか維持しようと少ない人数で頑張っても、どこかで疲れがきます。すると結局質が落ちます。
じゃあどうするか？今いる人数で時間を圧縮するんです。とにかく無駄をなくす。効率を良くする。これに尽きます。
ただ、個人的に一見無駄に見えること(例えば何気ない日常会話)なんかも実は重要な要素を孕んでいるってこともあるので一概に機械的に効率化を推し進めることには反対です。
(この辺はまたどこかで書いてみようと思います｡｡｡)
とまぁ色々と最後うるさく書きましたが、みなさんがよりストレスなく、日々の公務員ライフを送れることに繋がればなと思っております！
最後までお読みいただき、ありがとうございました。
それでは！また！
